Dicas para organizar uma press trip de sucesso

Dicas para organizar uma press trip de sucesso

Para divulgar clientes que fazem parte do setor de turismo, uma das ações mais interessantes que uma assessoria de imprensa pode fazer é a press trip. Trata-se de uma viagem organizada preferencialmente para jornalistas, para que esses formadores de opinião possam conhecer seu cliente in loco, seja ele um destino, um hotel ou um atrativo.

Graças a essa experiência imersiva, os jornalistas participantes reúnem um conhecimento muito mais profundo do cliente e podem produzir conteúdos exclusivos com mais propriedade, o que é bem diferente de apenas reproduzir um release já pronto.

Apesar de demandar um investimento extra por parte do cliente, as press trips costumam gerar ótimos resultados, como matérias com destaque em veículos online e impressos, matérias em vídeo para TV ou internet e ampla cobertura nas redes sociais. Além de estabelecer um vínculo maior entre imprensa e cliente.

A seguir, confira algumas dicas para você, assessor de imprensa, organizar uma press trip de sucesso:

Briefing

Antes de tudo, converse com seu cliente para entender bem quais as expectativas dele e se uma press trip vai se adequar às suas necessidades. Explique, por exemplo, como essa ação funciona, o que os convidados podem entregar e quais os investimentos necessários.

Organização do roteiro

É necessário definir e reservar – com antecedência – transporte (aéreo ou terrestre, além de transfers no destino), hospedagem, alimentação e passeios para todos os convidados. Muitas vezes, o próprio cliente consegue oferecer tudo. Se não, é necessário buscar parceiros ou contratar serviços à parte (pagos pelo cliente). Prepare o roteiro com horários bem definidos.

Para incluir no roteiro

Se a press trip for direcionada a um grupo de jornalistas, inclua programações mais informativas, como site inspections em hotéis, tours por bastidores e momentos para entrevistas com algum porta-voz do cliente. Além disso, vale sempre deixar na programação horários livres.

Lista de convidados

Indique os veículos, as editorias e os profissionais mais adequados para compor o grupo da viagem, sempre alinhados aos interesses do cliente e aprovados por ele. Faça uma lista ampla, com mais nomes do que o número máximo de vagas.

Jornalistas x influencers

Cada vez mais, é comum que influencers também façam parte das press trips. A depender do cliente, do roteiro e do perfil do influencer, é possível juntar estes dois tipos de profissionais na mesma press trip. Mas é recomendável separá-los em duas viagens diferentes, já que eles nem sempre terão os mesmos interesses e o trabalho de um pode atrapalhar o trabalho do outro.

Convites

Envie os convites com a maior antecedência possível, principalmente se envolver aéreo, pois jornalistas costumam ter agendas bem apertadas e concorridas. No convite, fale um pouco do roteiro (mesmo que ele não esteja fechado) e deixe claro tudo o que está incluso ou não. Faça os convites aos poucos, para não correr o risco de ter que recusar alguém que foi convidado. Peça para que o convidado já envie todos os seus dados pessoais necessários para as reservas (como nome completo, data de nascimento, documento, telefone de contato etc.), além de um contato de emergência e se ele tem alguma restrição alimentar. Também estabeleça um prazo curto para que os convidados confirmem ou não a participação.

Antes da press trip

Prepare um press kit com releases e fotos que os jornalistas poderão usar como apoio para produção de conteúdo. Alguns dias antes da viagem, monte um grupo de WhatsApp com todos os convidados, além de representantes do cliente, para facilitar a comunicação durante a press trip. Envie o roteiro fechado com os horários definidos e algumas dicas importantes, como o que levar na mala, que tipo de roupa usar em cada ocasião, clima previsto para a viagem etc.

Necessidades dos convidados

Fique atento ao tipo de veículo do profissional convidado: por exemplo, jornalistas de rádio e TV precisam de tempo extra e momentos reservados para fazer gravações. Outros podem querer fazer entrevistas exclusivas. Aliás, é imprescindível que ao menos um assessor viaje junto com o grupo para acompanhar a press trip do começo ao fim. Esteja bem preparado a respeito do roteiro e de informações gerais sobre o cliente e os locais visitados, pois surgirão perguntas. Se não tiver alguma informação naquele momento, guarde para responder depois. Também esteja preparado para solucionar possíveis problemas e resolver imprevistos.

Foto: Edeltravel_ from Pixabay